浅谈教务管理工作中的沟通

一、教务管理部门承担的角色
　　(一)教学活动的组织者。学校的根本任务是培养人才,教学工作始终是学校工作的中心,而教务管理部门是各项教学活动的组织者。从设计人才培养方案到各个教学环节,从学生的成绩考核到教师的教学评价,从教学研究探索到教学改革实践等等,都是通过教务管理部门来组织落实的。教务管理部门的有效组织与协调是各项教学活动稳定有序的基本保证。
　　(二)教学管理的承担者。从管理活动的基本内容来看,教学管理主要包括对教学计划、教学运行、教学质量监控与评价以及教学改革与建设诸环节的管理;从管理的基本职能来看,教学管理主要包括对各种教学环节的决策规划、组织指导、控制协调、评价激励和研究创新等几个方面。所有这些都需要由教务管理部门来承担,别的职能部门是无法替代的。
　　二、沟通在高校教务管理工作中的重要性
　　无论是教学活动的组织者还是教学管理的承担者,为保证能在学校教学工作的正常运行中发挥重要而不可替代的作用,教务管理部门都需要进行沟通协调。因为从行政管理的角度来看,教务管理主要是通过学校、教学院系的教学管理部门依据教学规律和学校规章制度行使管理职权,对各项教学活动及相关的辅助工作进行科学合理的组织、指挥和调度,统筹协调教、学、管三方关系,以保证学校教学工作稳定有序运行的协调过程。良好和有效的沟通在制定和执行教学管理规章制度中起着举足轻重的作用。
　　三、教务管理中的有效沟通渠道
　　在教务管理工作中,针对不同的对象以及处理事务的性质,采取不同的沟通方式,常用的沟通模式主要有会议沟通、电话沟通、文件沟通、面对面沟通和电子邮件沟通、网络沟通等。
　　(一)会议沟通 会议沟通是我们处理日常事务较常用的一种沟通方式。主要是指一些小型会议,包括例会和临时性会议。如我院的教学工作例会,每两周开一次,一是指导各系教研室开展各项教研活动,另一方面解决上一周教学过程中发现的问题,布置下一周的主要工作,由教学副院长主持,教务处相关人员和系级管理人员--系主任参加会议。临时性会议主要是针对突发事件,召集相关人员组成小组通过会议的方式进行协调和沟通。
　　(二)电话沟通 电话沟通是工作中使用最频繁的沟通方式。简单的通知,需要答复或解释的事情都可以通过电话来进行沟通。
　　(三)文件(书面)沟通 文件沟通也是教务部门协调各方的一个重要沟通方式,通过文件的形式将需要执行的事项告知相关部门和人员,具有较强的约束力。如教学计划的制定,教务处就要通过下发文件将制定教学计划的原则、总体要求、具体安排、完成时间等事项告知各系。
　　(四)面对面沟通 这里面包括上级与下属之间、同事之间、管理人员与教师之间、教师与学生之间等等。面对面沟通可以让对方较直接和全面的了解你所要表达的信息,一旦双方在理解上有误差的话,可以及时修正。如我们工作中要向领导建议举办一项活动,通常采用当面向领导请示,详细说明举办活动的意义、具体的方案等,通过这样的面对面的沟通,能够将关键信息、重要信息传递给领导,能够起到较好的效果。其他如找学生谈心、与同事就某个问题协商等也经常会采用面对面沟通的方式。
　　(五)电子邮件沟通 和打电话不同,电子邮件的一个优点是:它可以让你在回复前留有一些思考时间。在学校的教学管理中,我们也会经常使用电子邮件来进行信息的传递和交流沟通。如制定的教学方案发送给主管领导,领导审阅后再将自己的意见通过电子邮件的形式进行回复,诸如此类,可以反复沟通,直到达成一致。
　　(六)网络即时沟通 信息技术的发展已将我们带进了网络时代,各种在线和移动的网络聊天服务如QQ、MSN、飞信等可以说带来了沟通方式的全新变革。此外,博客的建立与兴起也可以理解为另一种形式的沟通,通过博客发布个人的观点与想法,受众发表评论,对发布者以启发和修正。
　　四、有效改进沟通是提高教务管理效率的重要途径
　　尽管新兴的沟通模式已经介入我们的工作,但现有的沟通模式仍然是传统的沟通方式占据主要地位。
　　(一)及时沟通 在学校管理沟通中要进行"及时性沟通",加快信息交流的速度,及时发送、及时反馈、及时利用,减少不必要的沟通层次。
　　(二)适量沟通 要进行"适量沟通",既要避免沟通过程中的信息不足,又要防止信息过量,"文山会海",根据沟通的目的和内容,严格确定传递的信息,确保信息的有效沟通。
　　(三)灵活沟通 现代学校的信息沟通,要注意利用非正式沟通和横向联系方式,如检查与验收过程中的交流等形式,增强沟通的可行性。
　　(四)有效沟通 不拘泥于固定的模式,根据不同的对象、场合、内容和目的,综合灵活地运用多种沟通方式,从而达到最佳的沟通效果。
　　(五)构建沟通网络 充分利用现代化的教学管理手段,如利用校园网,通过教务管理信息系统实行教学信息的分散采集和集中管理、资源共享和综合利用,形成一套有助于教务管理的信息沟通网络。
　　
　　参考文献:
　　[1]钟海青.浅说高校教务管理[J].中国大学教学,2005,(6).
　　[2]吴秋凤.用科学发展观指导高校的教学管理[J].理工高教研究,2005,(3).