UFO报表系统在辅助生产费用代数分配法上的应用

　辅助生产车间生产产品或提供劳务所耗费的各项生产费用称为辅助生产费用,它们构成了辅助生产车间的产品和劳务的成本,辅助生产费用必须按受益对象和受益数量分配,转入生产成本、制造费用和管理费用。因此,正确、及时地组织辅助生产费用的归集和分配,对于正确及时计算产品成本、节约费用、降低成本有着重要的意义。辅助生产费用分配的方法通常有:直接分配法、顺序分配法、交互分配法、代数分配法和计划成本分配法。其中代数分配法分配的结果最准确,但企业辅助生产车间较多时,这种方法计算过程就显得比较复杂,对会计人员的素质要求比较高,因此,该方法在实际工作中应用比较少。为了提高会计核算的准确性,我们应该推广使用代数分配法分配辅助生产费用,但推广的前提条件是必须解决代数分配法计算过程比较复杂的问题。笔者根据自己多年的教学实践,依托用友UFO报表系统强大的数据处理功能,对利用报表系统解决代数分配法的复杂计算过程进行了有益的尝试,取得了较好的效果。
　　
　　 一、辅助生产费用代数分配法的原理
　　
　　代数分配法,是指运用代数中多元一次联立方程的原理进行辅助生产费用分配的方法。采用这种方法,首先根据辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的关系,建立多元一次方程组;其次求解方程组,确定辅助生产车间产品或劳务的单位成本(分配率);然后根据单位成本及各受益单位(包括辅助生产车间和辅助生产车间以外的全部受益对象)耗用的产品或劳务数量分配辅助生产费用。因此,采用代数分配法的关键是如何正确计算各辅助生产车间所提供产品或劳务的实际单位成本,即分配率。假定某企业辅助生产车间有供电车间、供水车间和机修车间;基本生产车间有两个,各辅助生产车间提供的劳务和各部门消耗的劳务情况见表1。
　　表1中所列示Mα(α=1,2,3)为本期待分配辅助生产费用,Xβ (β=1,2,3)为实际单位成本(即分配率),Aα β(α、 β=1,2,3)为第α个辅助生产车间应负担第β个辅助生产车间的劳务数量,当α=β时表示第α个辅助生产车间供应劳务数量总和。根据代数分配法的原理,对照表1中关系可建立如下线性方程组:
　　M1+A12X2+A13X3=A11X1M2+A21X1+A23X3=A22X2M3+A31X1+A32X2=A33X3
　　对方程组移项整理后得到:
　　
　　 二、UFO报表系统在代数分配法上的应用
　　
　　根据上述原理,可以利用UFO报表系统实现辅助生产费用代数分配法,假定账套代码为001,其他资料见表1,具体操作步骤如下。
　　1. 在UFO报表系统中设置辅助生产费用代数分配表
　　分配表格式见图1。
　　2.设置运算公式
　　首先依据代数分配法原理,利用克莱姆法则解线性方程的思路设置行列式单元格公式,具体公式如下:
　　设置上述单元公式主要目的是为了让UFO报表系统能够自动计算实际单位成本(分配率)X1、X2、X3。
　　其次设置其他单元公式,如下:
　　通过上述步骤的设置,在UFO报表系统的数据处理状态下,只要输入各车间各部门本期所耗用辅助生产车间的劳务数量,计算机就会自动得出计算实际单位成本(分配率)的行列式,见图2。
　　由于用友软件UFO报表系统中没有计算行列式值的函数,可以借助Excel的“MDETERM”函数来计算得到行列式的值,从而进一步由计算机自动计算得到实际单位成本(分配率)。具体操作步骤:首先,在UFO报表系统数据处理状态,“点击编辑菜单—插入新对象—新建—MicrosoftOffice Excel 工作表” ,见图3。
　　其次,将UFO报表中“A22:E36”区域即行列式“D、D1、D2、D3”复制到刚插入的Excel工作表的“A1:E16”区域中,并在该工作表中的“F2、F6、F10、F14”单元中输入公式“F2=MDETERM(B1:D3)、F6=MDETERM(B5:D7)、F10=MDETERM(B9:D11)、F14=MDETERM(B13:D15)”,这样即可得到行列式“D、D1、D2、D3”的值。最后将由Excel工作表计算到的行列式的值即“F1:F15”的数据复制到UFO报表的“F22:F36”单元中,报表就会自动计算得出辅助生产车间的实际单位成本(分配率)X1、X2、X3,见图4。
　　3.设置辅助生产费用分配的自动转账凭证
　　用友软件所提供的自动转账凭证功能,其数据来源可以从报表系统取数,从而实现电算化后的账表一体化,见图5。
　　定义自动转账凭证从报表系统中取数时要确定3个要素:报表、表页、单元(行列)。这里需要注意的是UFO报表系统中确定单元位置的要素是行和列,列用英文字母表示,行用阿拉伯数字表示,但在自定义转账凭证取数公式这里,行和列都用阿拉伯数字表示,见图6。
　　图7设置的是辅助生产费用分配的自定义转账凭证的分录。其金额公式中第一个公式的含义是指取D盘根目录下报表名称为“代数分配法”的第一页第7行第7列的数据,即供电车间应负担的供水车间及机修车间的费用;第二个公式中的“9”是指取第9行的数据,即供水车间应负担的供电车间及机修车间的费用;第四个公式中的“13”是指取第13行的数据,即一车间产品应负担的供电车间、供水车间及机修车间的费用;其他公式的含义以此类推。
　　
　　 三、应注意的问题
　　
　　若辅助生产车间及其提供的劳务在3个以上,则要建立多元一次方程组,相应地在UFO报表中增加行列区域即可。另外应用UFO报表系统进行辅助生产费用分配时,应首先编制分配表,然后根据分配表由计算机编制辅助生产费用分配的记账凭证,不能颠倒次序。
　　
　　主要参考文献
　　
　　[1]申屠新飞.报表系统在辅助生产费用分配上的应用[J].中国会计电算化,2003(11).
　　[2]周国钢.电算化辅助生产费用交互分配法的原理和实现[J].中国会计电算化,2001(9).