数字化时代下加强企业档案信息化建设的措施研究

      数字化时代下各种信息化技术的发展促进了全球信息化的新浪潮，企业档案资料作为信息源的一个重要部分关系到企业经营发展。随着企业办公自动化和企业管理信息系统的逐步应用，企业的档案管理工作走上了一个新台阶，数字化的档案信息服务作用得以凸显。面对数字化时代的科技挑战，企业必须在实现网络化管理的基础上，进一步加强档案的信息资源数据库建设。只有这样，通过网络信息化资源对企业档案进行数字化或数据库化的信息管理后，企业的档案管理工作才会变得更加完善。
一、加强企业档案信息化建设的意义
企业档案实施信息化管理不会改变档案的实质性内容，只是优化了档案的结构和存在的方式，使档案按照符合信息化模式的原则转变。企业档案部门运用现代的信息技术，通过对档案信息资源的搜集整理和开发利用，将各种分散的档案信息资源利用信息化的形式加以储存并以标准化的方法管理，最终提升企业档案资源的使用效率，获取资源共享。档案的信息化是信息化技术和企业管理业务的相互融合的过程，它的工作内容既包括档案管理软件的开发、数据库的建立管理，也包含技术规范标准的制定和系统应用服务。具体来讲，强化企业档案信息化这种系统复杂的工程主要有以下方面的意义：
（一）有利于提升企业档案管理的水平
数字化时代下的企业档案管理只有冲破传统档案管理的陈旧模式，让档案管理工作从之前的闭塞管理走向信息化开放的局面，档案的管理职能也由保管和利用职能过渡到信息的采集管理服务职能。这有利于档案资源实现合理配置和科学化管理，档案的管理水平获得极大的提升，为企业和社会的发展提供更为优质的服务。
（二）符合档案工作发展的必然要求
现阶段，档案资源的记录形式不再是局限于纸质的书写打印文档，其载体逐渐丰富为以电子图表、电脑光盘、音像磁带等为主的电子档案形式。电子化档案相比较传统纸质档案而言有着整理方便、保存安全的巨大优势，它正在成为日后企业档案管理的新发展方向。
（三）能够改变传统档案管理中的落后模式
随着企业对档案资料的使用变得日益频繁，在设计施工单位和企业内部各个管理部门都需要多次查阅设计图纸、施工图、会计凭证、生产报表等，这会给档案资料造成严重的磨损，给资料的后来使用者带来不便。因此，加强企业档案资料信息化建设之后，企业内部的各类档案资料就能够利用网络扫描成电子版，使得查阅者直接从网上就能调阅资料，避免资料原件遭受到过度磨损而无法使用的状况。
二、企业在档案管理工作中存在的问题
尽管加强企业的档案信息化建设对于企业的发展来讲有着非常重要的意义，但是以社会企业对档案管理的实际情况来看，部分企业档案管理者的信息化意识还十分薄弱和落后，没有充分意识到档案信息化管理的重要意义，从而从根本上忽视档案管理工作的重要性。企业在档案管理工作中存在的问题主要表现在以下方面：
（一）企业管理人员对档案信息化管理的意识淡薄
在企业档案管理中，部分档案管理工作人员对档案信息化建设的概念还处在一个模糊认识状态，没有通过对信息化理念的学习而充分认识到企业档案信息化建设的重要性和紧迫性。甚至个别档案管理人员将档案管理工作当成是应付差事的任务，这直接导致企业档案信息化建设工作陷入被动的局面，再加上一些中小型企业为了节约成本，在档案管理部门中撤销了许多管理岗位，严重影响到档案部门的正常运行。
（二）企业对档案信息化建设的资金和技术投入有限
由于长期以来部分企业领导决策层对档案资源信息化建设的工作没能引起足够的重视，因此在档案信息化建设方面投入的资金相对较少，关于档案管理的相关信息化技术自然也就停滞不前。在经济全球化和信息化技术飞速发展的时代背景下，企业档案管理的缺陷问题必然会给企业的生存发展带来新的挑战。
（三）企业的信息技术人才严重短缺
在档案信息化建设的发展过程中离不开相关的信息领域专业化人才，这些人才的任务就是要对企业的信息技术和档案工作业务展开深入的了解，并且确保在科学规划管理的前提条件下贯彻档案信息化建设任务。然而，部分企业在档案管理中信息化技术人才资源却严重匮乏，现有的档案信息化管理队伍素质不高，集中体现在他们的信息化意识相对落后，计算机实际操作技能不够熟练。
（四）企业的档案信息化建设没能与其他信息管理实现有效衔接
我国的企业档案信息化建设起步发展较晚，在基础设施和技术支持方面还不完全成熟，因而也使得企业在档案信息化建设方面进程非常缓慢。特别是针对文档一体化管理，实现档案信息化与企业内部其他信息资源有效衔接，我国的企业仍受制于档案信息化管理机制上的障碍，有效衔接还很难实现。
三、加强企业档案信息化建设的措施
（一）企业快速出台档案信息化标准的规范制定
建立相应的标准规范是企业进行档案信息化管理的前提基础，同时也是档案信息化建设的重要保证。企业档案管理部门必须加快档案信息化标准规范的制定出台，完善企业的工作制度和管理体系。因此，无论是电子化档案还是传统的纸质文档资料都应该纳入到企业统一的信息化规范标准制定中来，并且改变传统纸质文档资料的属性，按照相一致的标准，全部实施数字化档案的保管和查阅，避免出现过去那种纸质档案和电子档案各自独立的混乱局面。
（二）企业领导转变观念，开始重视和支持企业档案信息化建设
对于企业的档案管理部门来说，档案信息化建设是一项非常复杂的全新工作程序，并且工作中的每个环节对于企业的生存和发展都将是至关重要的。企业领导必须带头转变档案管理工作的观念，在档案管理部门中加大资金和技术的投入，例如增加档案管理信息化专业人员，在信息设备等硬件方面及时实施更新换代，这样企业的档案管理水平必将得到飞跃性提升。
（三）企业加强档案信息化管理人才队伍的建设
人才在某种程度上意味着企业的生产力，企业加强信息技术人员的引进和培养，提升整个企业档案部门管理人员队伍的素质是适应时代发展的需要。由于档案信息化是一项运作复杂，技术性非常强的工作，保证专业化管理人才的素质就决定着企业开展档案信息化建设的质量。企业的档案信息化管理人员除了要积极学习信息技术、企业管理、法律、计算机技术等方面的学科知识，适应工作的需求，还应该转变传统的管理观念，主动面向市场开发档案的服务方式。 (责任编辑：论文发表网)转贴于八度论文发表网: http://www.8dulw.com(论文网__代写代发论文_论文发表_毕业论文_免费论文范文网_论文格式_广东论文网_广州论文网)