企业应付账款内部控制存在的问题分析

一、企业应付账款内部控制存在的问题
　　企业应付账款问题多集中于采购环节，当前企业采购环节上，应付账款存在的问题如下：
　　1.建立采购订单的权限问题
　　企业的建立采购订单的权限比较分散。其实很多企业都考虑到由采购部集中建立采购订单，但企业采购部经理从自身利益出发，认为工作量太大，最后经协商由采购申请部门自己建立采购订单，采购部目前的职责只是帮助总部及工厂联系供应商，询价及价格谈判的辅助和服务工作，而没有履行采购监督的职能。各部门需要采购部时才会请求采购部的帮助，在一些情况下，各部门才会需要采购部的帮助，比如第一次想采购某种物资，但没有供应商的信息，请求采购部联系供应商。再比如没有建立采购订单的权限，所采购的物资或服务又不在不需要在采购系统中建立采购订单的项目列表中，就需要采购部帮助在采购系统中建立采购订单。但是采购部建立采购订单通常是不情愿或者只是帮忙的态度，要看请求帮助的人是谁，职位高低等。这样，没有权限的部门通常不会先找采购部帮忙，而是想方设法钻采购订单的空子，尽量把采购项目往不需要在采购系统中建立采购订单的项目列表靠拢，或者与应付账款会计及会计部经理软磨硬泡，这种现象甚至发生在财务部经理身上。这样的软磨硬泡通常是不起作用的，只能请求采购部门的帮助建立采购订单，但是会计部门的员工会将大量的时间花费在执行应付账款流程的谈判上，与采购部及各部门的PK上。
　　2.建立采购订单的正确性问题
　　现在企业普遍存在各采购申请部门建立的采购订单经常出现错误的现象。比如说供应商的信息以及供应商的编号使用错误，比如说总账账号或者成本中心号使用错误，采购订单的数量及金额少于发票的金额等。这些错误使得费用和应付账款的账目不能正确记录，当付款申请传递到应付账款会计手中时，应付账款会计花费大量的时间与付款申请人沟通及修改采购订单的错误。这样的情况如果发生在月底，那么修改问题就十万火急了，如果采购订单不能被正确建立，那么会影响到当期的财务报告信息。
　　3.关于采购订单的建立时间问题
　　按照当前很多企业的应付账款控制流程，必须先在企业中建立采购订单再取得发票，但在实务操作中存在很多先取得发票再建立采购订单的问题，这些问题曾被国际审计查到并指出。各部门在操作时遇到一些困难，如发票金额不确认，如果先建立采购订单会导致收到发票时要对采购订单进行修改，必须重新申请由部门经理批准采购订单，有些部门遵守制度，先收到发票，但是退给供应商，等建立采购订单，向会计部递交付款申请后仍没有拿到发票。企业的付款制度要求先从供应商处拿到发票，再进行付款，因为如果付款后经常会出现向供应商催要多次，但很长时间拿不到发票的情况。
　　4.企业的采购预算缺乏系统控制
　　当前很多企业只有固定资产的采购实现了预算的系统化，超过预算的购置受到采购系统中固定资产预算的限制，建立采购订单时是无法入账的。但是在购置其他物资以及劳务时，也就是费用化的采购时，在建立采购订单时是没有预算控制的，只能通过应付账款会计或会计主任审核付款时审查是否超过部门的费用预算。应付账款会计如果发现某类采购支出已经超支后，会提醒申请付款的部门，在征得付款申请部门的同意后，选择其他相近的费用科目入账，这样做就失去了预算管理的效果，经常出现超支的现象，也使预算的审核工作在采购活动已经完成后才能进行，具有滞后性。
　　二、解决企业应付账款内部控制存在的问题的策略
　　1.建议采购申请部门与采购部门相分离
　　按照采购内部控制的制度规定，为了降低内外勾结获取巨额回扣的不正当采购行为的风险，笔者建议应将采购申请部门与采购部门相分离。将建立采购订单的权限集中在采购部，需要物资和服务的各部门填写采购申请书交部门经理批准，将经批准的采购申请书提交采购部门，采购部门研究采购的价格是否合理，从经济角度研究后再下订单。为了提高应付账款的效率，也为了遵守应付账款的内部控制流程，取消不需要在采购系统中建立采购订单的项目列表或者缩小项目范围，由采购部集中建立采购订单并且监督整个采购流程，执行采购内部控制制度。
　　2.集中建立采购订单的权限
　　为了避免这一情况的发生，由采购部集中建立采购订单的权限是最好的解决办法，为采购部一到两个人设立该权限，经过采购系统培训和会计知识培训后，可以减少采购订单的错误，也避免了由应付账款会计在采购订单已经收货后才发现错误的滞后性。因为如果采购订单已收货，想要修改采购订单，必须采购系统中先做退货处理，并且需要采购申请部门的经理重新批准，程序非常复杂。如果修改程序复杂，并且时间紧迫，应付账款会计会绕过流程在系统中手工调账，这样绕过流程是不好的，但是也是不得已的办法。
　　3.完善和采购商沟通机制
　　在建立采购订单前，笔者建议先和供应商沟通好采购的数量和价格，发票的金额，在购入的物资或劳务收货时即使发票未收到也应进行入账处理，而并非以收到发票才作为确认采购的时点。在物资或劳务验收入库时，应该贷记“XX公司账户”暂挂科目，在应付账款会计收到付款申请，录入发票后借记“XX公司账户”暂挂科目，贷记应付账款。
　　4.改进采购系统
　　笔者建议将企业采购系统模块进行改进，对费用类的采购，也可效仿固定资产的来购，在采购活动开始之前先进行预算申请，实行采购预算控制。对于超出采购预算的订单，无法在采购系统中建立采购订单，进而无法开展采购活动，使采购活动严格受系统预算的控制。
　　
　　参考文献:
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