基于VSM模型的高校图书馆组织架构研究(3)

图3  东南大学图书馆VSM模型
2. 对VSM实际模型的分析
对图3中的各系统进行分析，在日常业务中，馆长室A处于系统5的位置，发挥决策职能。情报所I则同时属于系统3和系统4，因为其一方面通过与外部环境进行学术交流，即发挥了系统4监视外部环境的作用;另一方面，情报所I也对图书馆内各个部门进行研究，起到系统3监视内部环境的作用。但是由于情报所I并不属于图书馆日常工作的管理部门，因此其监视的作用更多的是表现在对系统5的支持上，因此在图中系统4与系统3无直接交流。
对日常工作的监视作用更多的是由办公室B来完成，办公室B在系统3中的一个作用就是连接了运作部分（即系统1，C～H）和决策部分（即系统5）。办公室B（系统3）需要接收各个运作部门（系统1）的实时情况，将其反馈给馆长室A（系统5），并且将馆长室的决策传递到各个运作部门（系统1）。而对各个运作部门进行评价则是办公室B（系统3）的另一个作用，相对于情报所I的监视功能，它的评价功能则主要体现在对具体工作成果的绩效考核上。此外，办公室B还执行系统2的功能，即协调各运作部门（系统1）的日常工作。
系统1中包含所有运作部门，即采编部、系统部、流通阅览部、信息咨询部及两个分馆。其中前两个部门负责图书馆的资源建设任务，需要及时更新馆藏资源，因此与外部环境的交流较为频繁。而流通阅览部和信息咨询部的任务主要是衔接在前两个部门工作之后，更多的是针对图书馆读者的服务工作，因此与读者的接触更多，更加了解读者需求。由此可见，这两组部门的工作需要良好的信息交流。而在实际调查中，依然存在读者的需求无法及时得到满足，以及读者在使用图书馆资源时出现无法访问的情况。此外，信息咨询部大部分工作是对科技文献的查新工作，虽然在馆内设有总咨询台，但是常年无人问津，其工作形同虚设，难以为读者提供有效的咨询服务。
因此，此实际模型反映出了这一组织架构中的问题有以下两个方面：第一，系统1中的资源建设部门（即采编部和系统部）与流通阅览部的信息交流问题。第二，咨询台鲜有读者光顾，而咨询馆员对待咨询台工作也不积极。
3.应对措施
针对以上两个问题，需要不同的应对措施。其中第一个问题是制约图书馆发展的关键性问题，传统的职能化部门设置已经成为阻碍图书馆实现其有效运行的枷锁。当前图书馆组织架构发展的一大趋势是在职能部门的基础上，根据业务的需要设置相应的项目小组。这些项目小组是在目前通行的层级式组织结构之下针对某一特别的工作事项而设立的跨部门的专项工作组，其目的是为了在满足用户一般信息需求和信息服务的同时，实现他们对个性化、智能化服务的要求。而项目小组成员的组成应当来自资源建设部门和流通阅览部门两方面，这样的组织设置不仅可以满足项目的需要，而且项目组成员可以代表各自的部门进行交流，这样能够加强业务流程上两个部门间的信息交流，从而使两部门的工作衔接更加紧密、通畅。
而解决第二个问题的关键则在于读者对信息咨询台的工作目的、工作性质和工作意义的认识十分模糊。目前图书馆的工作重心正处在从“藏”到“用”的转换，信息咨询服务成为图书馆工作的核心。图书馆应以读者为中心重新界定自己的作业程序和服务，使图书馆整个管理和运行均以读者是否满意为标准。为了提高咨询台的使用效率，应该从两方面入手，其一应当设置专门的馆员在咨询台接待读者的咨询，这样对图书馆的读者服务可以起到“窗口”的作用，同时可以及时获取读者对图书馆工作的反馈情况;其二应当对咨询台进行相应的宣传报道，使读者了解咨询台的工作目的、工作性质和工作意义，这样就会提高读者进行咨询的兴趣，这样也能调动咨询馆员的工作积极性。
总之，运用VSM模型可以方便地对高校图书馆的组织架构进行评价，但是VSM理论模型并不能完全适用于所有高校图书馆，当面对某一具体高校图书馆的组织架构时，需要各馆根据实际情况进行灵活的改进。
参考文献
[1]杨学红，郭渝碚，刘凤辰.高校图书馆组织机构改革[J].农业图书情报学刊，2005（03）：76-78
[2]柴晓娟.现代图书馆工作中的机构与组织[J].图书情报工作，2008（05）：141-144
[3]袁曦临，邵理家.信息构建与图书馆组织结构的调整[J].图书馆杂志，2006（12）：5-8
[4]周红霞.信息时代的高校图书馆机构设置[J].内蒙古科技与经济，2012（5）：138-141
[5]万百五.二阶控制论及其应用[J].控制理论与应用，2010，8（8）：1053-1059
[6]郭冰晴，陈勇.基于控制论的VSM模型对企业管理的诊断[J].工业工程，2005，3（2）：74-78
通讯作者：邵青，laureta@foxmail.com。 

(责任编辑：论文发表网)转贴于八度论文发表网: http://www.8dulw.com(论文网__代写代发论文_论文发表_毕业论文_免费论文范文网_论文格式_广东论文网_广州论文网)