关于建设工程档案收集整理标准化的思考

　作为城建档案的主管部门和业务管理部门,城建档案馆在实际工作中除了执行有关部门颁发的行业标准,如建设部和检验检疫总局颁发的GB/T50328-2001标准,建设部颁发的JGJ/T185-2009标准外,在具体的收集整理过程中缺乏一套操作标准或规程。各部门根据实际情况自行制定方案,有的根据工作经验来执行。根据多年的工作经验,我认为在实际的收集整理过程中,应该有一套切实可行的标准化体系来方便执行。
　　
　　一、档案收集过程的标准化
　　
　　很多建设单位移交的工程档案是有缺陷的。城建档案工作人员要依据有关标准对他们报送的档案进行检查验收。合格之后方能发放档案合格证书。这个过程有的要反复几次才能达到合格标准。因此我们许多部门执行的是预验收和正式验收两道程序。在预验收中先对出现的问题进行罗列,列出存在的问题和需要整改或补充的地方。
　　我认为在这个过程中,通过建立一套电子软件系统来规范化、标准化这个审查验收过程是切实可行的。
　　在预验收过程中,通过表格化将工程的资料及竣工图按各个专业分布排列,对每一套资料逐项进行检查,如果某一专业缺乏相关资料或资料不合格,就在表格上进行登记,并注明整改的日期,经接收人和移交人签字认可。这样,审查过程就会在整个电子软件系统中留下记录,便于以后的查证。
　　在电子软件系统中,还可包含一个预验收记录,对所有这套档案中存在的问题进行归纳。待整改达到预验收标准后,通过这个软件系统,制作打印一份工程档案预验收合格证书发给建设单位。
　　在工程档案所有问题整改完毕,工程档案验收合格后,再通过这个电子软件系统打印一张工程档案合格证书。这两个证明书都分别编号,便于检查核对。
　　因此,在这个电子软件系统中包含了两张表格,两个证书,即工程档案移交清单、工程档案预验收记录、工程档案预验收合格证书和工程档案合格证书。
　　通过这套系统,工程档案的收集过程就很清楚地记载下来。问题的记录,问题的整改,可以很清楚地反映在这个系统上面,而且打印和保存都很方便。
　　
　　二、档案整理过程中的标准化
　　
　　目前由于技术条件的限制和工程档案本身的特殊性,在档案整理过程中还基本上是手工操作。因此,工作随意性大,缺乏标准工具。
　　许多建设单位向城建档案馆移交的档案资料的排列顺序是混乱的。根据建设部GB/T50328-2001标准,可将这些资料系统化,顺序规范化。但这个过程往往比较复杂,因为每个项目的档案内容都是千差万别的。
　　我们可以利用一个网格状的设备实现这一过程的标准化。我们可以设计一个容器,分成许多小格子,依据GB/T50328-2001的要求对每个格子按顺序进行标注。如第一格为工程施工许可证书、第二格为图纸会审记录、第三格为地基验槽记录、第四格为技术核定单、第五格为主要原材料及构配件出厂证明及试验单目录……依次类推。在这些格子的显著位置张贴这些资料名称的标签,整理档案时就将档案中归属于这部分内容的资料放进每个相应的格子中,最后依先后顺序汇总在一起便成为了一套完整的档案资料。这样做可减少人为误差和提高工作效率,减轻档案工作人员的劳动强度。
　　在档案整理过程中竣工图折叠和压紧是一个很吃力的环节。操作人员在折叠图纸后需要用设备将它们压紧以方便装订。在这个过程中我发明了一个非常简单的装置。就是利用白铁皮加工成一个长方形深桶,它的尺寸比A4纸幅面稍大一些,以方便图纸进出为宜。将折叠好的图纸放进深桶内,再在它上面放上一块木板,将压铁放在木板上,一定时间之后便可取出图纸进行装订。这样做简便易行,方便了操作人员的操作,减轻了工作量。在这之前我单位的工作人员是将折叠好的图纸放在桌子上,放上木板压上压铁,这样做会导致不平衡,压铁很容易滑落,砸伤人体。
　　总之,在档案整理过程中需要不断地进行探索,许多标准化的方法有待我们去发现。如果尽可能多地实现整理过程的标准化,将最大限度地减轻工作人员的劳动强度,提高工作效率。
　　作者单位:中国工程物理研究院计划部