信息时代的档案电子化管理初探

全球信息化浪潮和知识经济时代的到来,要求档案事业必须充分利用现代信息技术,选择信息化作为未来的行业发展方向。随着我国信息技术的发展,我国档案信息化建设已经取得了较大的成绩。档案信息基础设施建设加快,档案信息资源得到了大力开发,档案网站数量迅猛增加,档案管理方式也从传统的手工管理向计算机管理转变,从封闭型、半封闭型变为开放型,档案馆(室)的信息服务功能日益增强。为此,加强对档案信息电子化管理问题的探索显得十分必要。
　　
　　一、档案信息电子化的概念界定
　　
　　档案信息电子化,就是以档案资料、纸质或机读形式为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案信息电子化系统是一项需要运用多种学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程。随着社会的发展,计算机被广泛运用,办公自动化、无纸化、信息电子化已成为当今政治、经济、文化等各领域的普遍现象。档案的生成、使用和管理方式也发生很大变化,档案由纸质文件向电子文件转换,从阅读、查阅纸质文件向计算机查询、打印、下载、复制等模式转移,档案信息电子化已成为档案管理工作发展的必然趋势。
　　
　　二、档案信息电子化的重要作用
　　
　　一是有利于充分利用和发挥计算机的作用,提高利用率。目前,大多数基层档案馆(室)对计算机的应用单一,开发功能简单,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,利用效率低,造成人力、物力、财力和时间的极大浪费,使现代化设备不能尽其用。二是有利于缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是:选题——选材——编辑——出版。这条“慢工出细活”的工作方式,即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长,造成信息失效,严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化,编者可直接利用机读形式的档案,利用电脑的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文献。三是有利于一次投入,多次产出,可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费,但目前乃至今后一个相当长的时间内,仅仅依靠档案馆(室)的上级拨款解决经费问题也不是件容易的事,解决不好,档案工作者辛勤劳动的成果只能“待字闺中”。
　　
　　三、当前档案信息电子化管理中存在的问题
　　
　　1.重开发轻利用
　　一些单位的档案部门为了做“面子工程”,片面追求档案馆藏数字化的数量,未做馆藏资源分析就盲目展开数字化工作。一方面,浪费了本就有限的人力、物力,分散了档案信息资源建设其他方面工作的精力;另一方面,大量的信息数据造成了不必要的存储压力,增加了基础设施建设的负担。另外,有些单位的档案室在早期开发信息资源时不严格选择档案管理应用系统,一味按照本部门的标准、要求进行建设,必然不利于将来各档案室信息资源的整合与共享,从长远看来也将影响档案信息资源的利用率。
　　2.建设资金投入有限
　　信息基础设施和网络通信设施的配置是整个档案信息化工作顺利开展的基础。要解决信息资源开发中面临的信息安全、信息共享、信息存储等问题,需要配置安全性能高、稳定性强的大容量存储设备、网络设备,比如服务器、高速扫描仪、磁带机、磁盘阵列、光盘库、缩微影像数字化设备及模数化终端组合电器等,这些设备价格昂贵,往往需要巨大的资金投入,而许多单位的档案信息化建设资金十分有限,根本无法满足购置大量信息基础设备的要求。资金不足成为制约档案基础设施建设的最大问题。
　　3.推广的管理软件品种过多
　　品种过多的档案管理软件不仅不利于地区的统一管理和使用培训,还可能影响将来的信息资源开发与区域档案信息共享。同时目前市场上推广和使用的档案业务管理软件大多仍以单机版为主,虽然其价格较网络版便宜,也可满足档案业务管理工作的需要,却并不适应今后档案信息化建设的发展趋势。尤其是早期推广的一些软件,缺少与OA 系统互通数据的网络接口,不具备网络使用的拓展功能。
　　4.档案从业者信息化素质偏低
　　我国档案从业者尽管或多或少地经过了档案信息化方面的相关培训,其档案信息化意识已大大增强,但由于缺乏系统的专业教育和专业技能训练,在技术基础和操作技能方面仍十分欠缺,个别档案人员甚至不会使用计算机,这就极大地影响着档案信息化工作的科学性和正确性。
　　
　　四、推进档案信息电子化管理的几点对策
　　
　　1.提高信息化建设意识
　　正是由于基础设施建设需要大量的资金投入且见效缓慢,一些从事档案工作的领导或政府主管部门以及社会公众对档案信息化建设不理解,认为没有发展的必要。这给档案馆(室)加大信息化建设资金投入增加了难度。为此,必须通过各种宣传方式,比如,建立爱国主义教育基地、现行文件利用中心、加大网站建设力度等,提高档案信息资源的社会利用率,使档案工作作为新兴信息服务业的形象深入人心,从而提高当地社会公众的档案信息化意识。只有在建设思想上有了共鸣和认同,档案信息化建设才能获得多方面的支持,才有可能争取更多的建设资金用于基础设施建设。
　　2.多途径扩大资金投入
　　鉴于档案工作的事业性,财政预算仍然是档案信息化建设经费的主要来源。因此要扩大建设资金投入,档案行政机关首先应力促政府加大档案事业一般经费的预算,力争将档案信息化建设项目列入地方政府或行业系统的专项建设经费,尤其是列入地方信息化或电子政务建设规划以获得更多资金支持。同时面对信息化需要的巨额资金投入,政府财力终究有限。档案馆(室)必须开拓建设思路,转变投入机制,充分动员社会力量,利用一切可利用的资金,“多元化”地建设档案信息化工程。例如,可与基础电信部门合作,获得其网络资源方面的免费或优惠支持,与大型跨区域IT企业联合,利用其异地市场政策和形象开拓需要,优惠获取其资金、技术和资源服务等。
　　3.推广规范化档案管理软件
　　选择档案管理软件不像采购其他信息产品,可以根据需求的变化淘汰更新。软件要有地区适应性和市场稳定性,且能随着工作需要不断升级。只要档案管理软件在设计上符合业务标准规范,品牌并无多大的影响,但必须注重软件与使用地区的地方特色、工作实际相结合。同时随着馆内局域网、政务网、Internet 的迅速发展,档案管理软件越来越需要能够适应网络化操作。各地档案机构若仍使用单机版管理软件,通过OA系统初步采集电子政务信息后,要实现其归档与管理,必须在OA 与单机版之间加装数据接口。而目前许多地方档案馆(室)正在使用的管理软件中,很大部分并不具备这项扩展功能。为了顺利开展今后的电子文件中心建设工作和电子文件归档与管理工作,推广网络版档案管理软件势在必行。 (责任编辑：nylw.net)转贴于八度论文发表网: http://www.8dulw.com(论文网__代写代发论文_论文发表_毕业论文_免费论文范文网_论文格式_广东论文网_广州论文网)