浅析事业单位人事档案管理现状与建议

        一、事业单位人事档案管理现状
1.基础设施薄弱
在目前的事业单位中，人事档案管理的方式主要有两种：一种是以往使用的纸质信息档案管理；另一种是引进了现代信息技术而形成的部分电子档案。据笔者调查了解，有不少事业单位受办公场地的限制往往“因地制宜”将人事档案跟仓库、阅览室等场所打包组合，不仅无铁门、铁窗、等安全防护设施，也无专门的阅档区、借阅区等功能区，防火、防盗、防潮也停留在勉强应付的水平上。
2.管理标准不够规范
部分单位因为内部科室调整、人员竞聘上岗、辞职或调动等因素导致档案管理专业人员的人才流失，有的档案管理人员是临时委任或身兼数职，没有经过系统、专业的技术培训，对档案管理专业相关知识、管理标准了解不多或者不了解，对档案的收集、鉴定、整理、装订、归档等工作更是知之甚少，缺乏懂专业、爱专业的管理人才。
3.管理方式落后
在人类社会进入信息化革命时代以来，社会信息化的进程推动着各行各业的迅猛发展，想要跟上时代发展的步伐，人事档案管理信息化也势在必行。有的单位在档案信息化应用方面十分欠缺，只是把档案目录、人员信息等基础信息手工录入计算机，在调档、阅档、资料检索时仍是手工操作，无纸化阅档根本没有实现，信息化的利用缺乏系统化、科学化、规范化，没有真正提高工作效率。
二、事业单位人事档案管理现状带来的影响
1.影响工作质效
基础硬件设施薄弱，软件设施不配套，耗费人力、物力，严重影响了人事档案管理的工作质量和效率，制约了档案管理工作的发展。
2.管理职能弱化
档案管理在长期的发展中，成为很多单位的“冷板凳”、“清水衙门”，加上部分单位领导不重视，势必影响档案管理的正规化、规范化发展，更不要说创新发展。
3.资源共享率低
在长期的人事档案管理中，因为传统观念的影响，往往把人事档案的保密性、安全性提高到了一种过高的高度，重管理、轻利用、服务意识差或者被动服务，致使很多人事档案中可以公开、共享的内容没有很好的利用，严重的制约了单位人力资源的合理调配使用，档案利用水平较低。
三、事业单位人事档案管理改进建议
1.完善基础設施设备
“工欲善其事必先利其器”，首先设立专门的档案库房区、阅档区、档案工作人员办公区“三区”分离，铁门、铁柜、铁窗“三铁”齐全，配齐空调、灭火器、除湿机等设备，做到防盗、防蛀、防光、防高温、防潮“五防”；其次，配齐扫描仪、专用计算机、专用网络、打印机等电子设备。完备的基础设备设施，能提高档案管理工作的工作效率、保证工作质量、提高管理水平，促进档案管理工作的安全、高效运行。
2.制定统一、规范的管理标准
“无规矩不成方圆”，任何工作都需要统一、规范的管理标准，人事档案管理工作亦然。首先，从人事档案管理人员入手，各单位主管部门或上级人事档案管理部门应该经常组织相关专业人员进行专业、系统的技能培训，加强档案管理人员的专业知识素养，提升专业技术技能，提高档案管理工作效率；其次，上级档案管理部门及时制定、更新相关的档案管理制度，并下达至每一单位、每一档案管理人员，统一的管理标准，既能规范档案管理人员的行为，实现档案工作的统一化管理，又能保证本单位人事管理工作的及时高效运行，还能为各单位之间的人员调动、交流时及时资源共享，提高便利性和及时性。
3.人事档案管理信息化
人事档案能真实、详实的反映一个人的思想、学习、工作、生活等各个方面的情况，单位的人事档案库就是一个巨大的人才信息库，各个单位的人才信息库组成了“人才信息大数据”，大数据的开发利用不仅对本单位的人事人才队伍建设有着巨大的便利性，对全省乃至全国的事业单位的人事人才建设有着深远影响，因此事业单位人事档案管理工作应该尽快利用网络的资源优势，将信息化、科学化、共享化跟人事档案管理相结合，提高档案管理工作效率，实时准确的传输人才资源信息，使人事档案工作更具时效性、真实性，也有利于人事档案管理的系统化、科学化、规范化，真正提高工作效率，为合理优化人才资源提供强大的基础支撑。
4.提高人事档案利用水平
人事档案的利用除了个人在升学、升职、评定职称、调动、办理养老保险、退休等业务的时候需要，为单位提供人事人才服务、合理推进单位人力资源整合、利用外，还应该为单位内部各部门之间协调人力资源关系等方面起到积极作用。所以要提高人事档案的利用率，使人事档案成为一个真正为单位和职工服务的工具。管理者可以放宽档案中某些不重要信息，以便为需要的人员提供方便。人事档案管理人员应该转变思想认识，改变被动、单一的服务形式，开发档案管理的服务形式多样化，提高档案管理工作的能动性，不断提高档案利用水平。
结语：
作为人事档案管理人员，要端正人事档案管理的态度，明确人事档案管理的重要性，不断加强自身业务知识的学习，努力提高自身专业技能，开发人事档案管理的深度和广度，坚持科学发展，紧跟时代潮流，提升人事档案管理的工作效率，明白人事档案管理对于事业单位的重要意义和作用，增强人事人才服务的多样化，为事业单位的人事档案管理发展做出贡献。